AUDIT KOMUNIKASI SEBAGAI ALAT UNTUK MENGUKUR EFEKTIFITAS DAN EFISIENSI KOMUNIKASI DALAM SUATU ORGANISASI

  1. A. PENDAHULUAN

Perusahaan atau organisasi terdiri dari sekelompok orang yang bekerja sama untuk suatu kepentingan bisnis, profesi, sosial dan berbagai macam keperluan  lainnya.  Mereka  bekerja  sama  melakukan  berbagai  kegiatan organisasional   yang   ada   dalam   suatu   organisasi   diantaranya   untuk menentukan tujuan yang ingin dicapai, menyusun rencana kerja, mengelola dan  menjalankan  operasi  bisnis  organisasinya,  memperlancar  pelaksanaan rencana  kerja,  termasuk  menyusun  peraturan,  mengambil  keputusan  dan berhubungan dengan berbagai pihak serta memonitor kinerja organisasi atau bisnis perusahaan.

Untuk menjalankan tugas-tugas tersebut, mereka beraksi, berinteraksi dan berkomunikasi. Bahkan lebih dari 70% hari kerja para eksekutif dan staf perusahaan   atau   organisasi   dipergunakan   untuk   melakukan     kegiatan komunikasi. Sehingga komunikasi  yang  efektif menjadi factor yang penting bagi pencapaian tujuan suatu organisasi baik organisasi  bisnis maupun non bisnis. Bahkan komunikasi organisasi disebut  sebagai darah bagi kehidupan organisasi Goldhaber,1993:5). Sehingga    menurut Andre ardjana, ”penyelenggaraan sistem komunikasi yang efektif merupakan keharusan bagi suatu organisasi” (2000:x).

Untuk  dapat  mengetahui  apakah  kegiatan  komunikasi  yang  sudah dijalankan efektif atau berhasil mencapai tujuan dan sasaran organisasi adalah dengan melakukan audit komunikasi. Dengan  melakukan  audit komunikasi, segala hambatan komunikasi dan  gangguan yang menyebabkan macetnya aliran informasi dan peluang yang terlewat dapat diketahui sehingga diperoleh cara yang dapat meningkatkan dampak yang dikehendaki sehingga organisasi atau  perusahaan  dapat  mempertahankan  hidup  bahkan  kesuksesannya  di tengah persaingan global yang makin keras.

Namun,   hingga   kini   belum   banyak   eksekutif   perusahaan   atau organisasi  yang  menyadari  pentingnya  dilakukan  audit  komunikasi  secara berkala. Mereka juga belum memahami apa dan bagaimana cara melakukan audit komunikasi dan  bagaimana hubungannya dengan efektivitas  kegiatan komunikasi  yang dilakukan. Untuk  itu berikut ini beberapa penjelasan yang berkaitan dengan audit komunikasi yang perlu diketahui  untuk kepentingan kelangsungan hidup dan kesehatan organisasi.

  1. B. PEMBAHASAN

Salah  satu  definisi  komunikasi  organisasi  yang  ada  adalah  definisi komunikasi  menurut  Redding  dan  Sanborn.  Menurut  mereka,  komunikasi organisasi  merupakan proses pengiriman dan penerimaan informasi dalam sutau  organisasi  yang  kompleks,  meliputi  Komunikasi  internal  yang  terjadi diantara   orang-orang   yang   berada   didalam   suatu   organisasi   meliputi komunikasi  vertikal dari atas ke bawah (downward)  maupun komunikasi dari bawah ke atas (upward) dan komunikasi horisontal diantara orang-orang yang sama tingkatan otoritasnya dalam suatu organisasi. Selain itu, organisasi juga melakukan   komunikasi   eksternal   dengan publik-publik   eksternal   yang berkaitan  dengannya (Goldhaber, 993:12).  Komunikasi  tersebut  terjadi setiap hari dengan menggunakan berbagai media dan memiliki tujuan.

Menurut  Emerson,  ”Komunikasi  yang  dapat  mencapai  tujuan  atau sasaran  yang  telah  ditentukan  oleh  komunikator  adalah  komunikasi  yang dikatakan  efektif”  (Sunarjo,  1995  :  72-73).  Membangun  dan  memelihara sistem  komunikasi  yang  efektif  tersebut  adalah  fungís  pokok  eksekutif perusahaan  atau  organisasi  (Andre  Hardjana,  2000:x).  Dan  untuk  dapat mengetahui apakah kegiatan atau program komunikasi yang dilakukannya itu efektif atau tidak serta untuk mengukur kinerja dan kualitas eksekutif, pejabat dan staf  komunikasi maka eksekutif harus melakukan audit komunikasi atas proses-proses komunikasi yang terjadi dalam organisasinya secara berkala.

Sama seperti istilah audit-audit lain yang pernah kita dengar, audit komunikasi  yang  diperkenalkan   oleh   George  Odiorne  berkaitan   dengan pemeriksaan, evaluasi dan pengukuran secara cermat dan sistematik. Dengan kata lain, kegiatan-kegiatan atau program komunikasi yang dilakukan oleh staf maupun  eksekutif  dalam  suatu  perusahaan  atau  organisasi  dapat  diukur, diperiksa dan dievaluasi sehingga efektifitas  dan maupun efisiensi  kegiatan komunikasi  yang  sudah  dilakukan  dapat  di  ketahui  untuk  kemudian  hari ditingkatkan.  Sedangkan  Gerald  Goldhaber,  seorang  tokoh  kunci  dalam komite ICA (International Communication Association),  seperti yang dikutip oleh  Andre  Hardjana  (2000:9-10)  menjelaskan  audit  komunikasi  sebagai “pemeriksaan   diagnosis   yang   dapat   memberikan   informasi   dini   untuk mencegah kehancuran kesehatan organisasi yang lebih besar”.

Namun, konsep audit komunikasi  tidak serta  merta  menjadi populer. Hingga akhir dekade 1960-an, audit komunikasi tidak populer dalam artian tidak banyak para ahli yang menggunakannya.

Hal ini disebabkan konsep audit komunikasi dianggap tidak praktis. Audit komunikasi  dianggap bersifat kompleks  meliputi segala macam aspek komunikasi seperti sumber, arti dan pesan, penerima, media, proses, dampak dan konteks komunikasi yang menuntut aplikasi gabungan antara berbagai metode  kajian  atas  data  kuantitatif  maupun  kualitatif.  Selain  itu  audit komunikasi  dianggap  memakan  waktu  lama,  karena  untuk  menyelesaikan banyak kegiatan yang begitu luas dengan berbagai metode perlu dilaksanakan secara   seksama   dan   bertahap,   mulai   dari   persiapan,   pelaksanaan, pemrosesan  data,  interpretasi  dan  penulisan  serta  penyampaian  laporan. Menurut catatan beberapa ahli, audit komunikasi setidaknya memakan waktu sekitar enam bulan. Audit komunikasi  juga dianggap menuntut keahlian non komunikasi  terutama  berkaitan  dengan  pengetahuan   mendalam   dibidang bisnis dan  manajemen. Kemudian  dampak audit komunikasi juga dianggap merugikan dan merupakan kegiatan yang penuh resiko, karena menghasilkan rekomendasi-rekomendasi yang menakutkan dan tidak pernah dipersoalkan sebelumnya, misalnya pemotongan anggaran, perampingan atau reorganisasi. Padahal  audit  komunikasi  pada  hakikatnya  adalah  kajian  evaluatif    yang memiliki implikasi kebijakan dan  pengembangan, artinya  berdasarkan hasil evaluasi secara empiris, dan kebijakan komunikasi sebagai penjabaran dari sistem komunikasi dapat diubah dan  disesuaikan dengan kebutuhan  kondisi internal  maupun  eksternal  organisasi.  Selain  itu  kekejaman  dampak  atau resiko yang dikhawatirkan justru dapat mencegah terjadinya kerusakan yang lebih besar, seperti terjadinya musibah kebangkrutan yang tidak terelakkan (Andre Hardjana, 2000:2-4).

Oleh karena itu, berikut ini beberapa hal yang perlu diketahui berkaitan dengan audit komunikasi sehingga tidak terjadi kekeliruan seperti yang telah disebutkan diatas.

  1. 1. Definisi Audit Komunikasi

Ketika  mendengar  kata  audit,  yang  pertama  kali  terpikirkan  adalah audit  atau  pemeriksaan  yang  berkaitan  dengan  keuangan.  Dalam  Kamus Besar  Bahasa  Indonesia  pun,  kata  audit  berarti  pemeriksaan  pembukuan tentang keuangan (pabrik, bank, dan sebagainya) dan pengujian efektivitas keluar masuknya uang dan penilaian kewajaran laporan yang dihasilkannya (Andre Hardjana, 2000:5-6). Begitu pula dengan definisi audit yang diberikan American  Accounting  Association,  audit  merupakan  proses  sistemik  dalam perolehan dan penilaian secara objektif atas  bukti-bukti  berkenaan  dengan pernyataan  tentang tindakan-tindakan dan peristiwa-peristiwa ekonomi yang menentukan tingkat kecocokan antara pernyataan tersebut dengan criteria- kriteria baku, serta pengkomunikasian hasil-hasilnya kepada pihak pengguna yang berkepentingan (Andre Hardjana, 2000:6).

Namun berdasarkan definisi baku tersebut diatas, terdapat beberapa hal penting, yakni :

  1. Audit adalah proses yang sistemik, artinya pemeriksaan dan pengujian data oleh auditor dilakukan secara terencana, teratur dan metodologis.
  2. Audit adalah perolehan dan penilaian secara objektif atas bukti- bukti,  artinya  audit  merupakan  suatu  penelitian  atau  pemeriksaan empiris yang independen
  3. Audit adalah penentuan tingkat kecocokkan antara pernyataan dengan kriteria-kriteria  yang  mapan, artinya audit merupakan wujud dari penentuan atau penilaian profesional dengan kriteria yang sudah baku
  4. Audit  dilengkapi  dengan  pengkomunikasian  hasil-hasilnya kepada  semua  pihak  pengguna  yang  berkepentingan  yang  berarti bahwa   hasil   evaluasi   tersebut   terbuka   bagi   pihak-pihak   yang seharusnya mengetahuinya (Andre Hardjana, 2000:6).

Berdasarkan  hal-hal   diatas  lah   audit  dikembangkan  ke  berbagai bidang, seperti audit pemasaran, manajemen, organisasi,dan termasuk pada bidang komunikasi.            Jadi konsep audit tidak hanya digunakan untuk  bidang keuangan.  Hal  ini  bisa  dilihat  dari  Webster’s  New  world  Dictionary,  yang mengartikan audit  salah satunya sebagai “pengujian dan evaluasi seksama atas sebuah   persoalan   sehingga   komunikasi   sebagai   suatu   persoalan organisasi juga dapat diaudit” (Andre Hardjana, 2000:6-7).

Dari definisi diatas dapat diambil kesimpulan bahwa audit  merupakan proses pengujian atau  evaluasi suatu persoalan secara sistemik, terencana, teratur dan metodologis, objektif bedasarkan bukti, menggunakan kriteria baku yang    sudah    ditetapkan    sebelumnya    dan    audit    dilengkapi    dengan pengkomunikasian hasil-hasilnya kepada semua pihak yang berkepentingan

Audit komunikasi menurut Jane Gibson dan Richard Hodgetts dalam Organizational Communication: A  Managerial Perspective (Andre Hardjana, 2000:10) adalah ”suatu analisis yang lengkap atas sistem-sistem komunikasi internal  dan  eksternal  dari  suatu  organisasi”.    Begitu  pula  definisi  yang diberikan  oleh  Joseph  A.  Kopec,  seperti  yang  dikutip  cutlip,  Center  dan Broom  (Ngurah  Putra,  1998  : 26)  yang   menyatakan  audit  komunikasi ”sebagai sebuah analisis lengkap tentang komunikasi organisasi baik internal maupun  eksternal  yang  dirancang  untuk  memahami  kebutuhan,  kebijakan, praktek dan kemampuan komunikasi, dan untuk menemukan data sehingga manajemen   puncak   dapat   membuat   keputusan   yang   ekonomis   dan berdasarkan    informasi    lengkap    tentang    tujuan    kedepan    komunikasi organisasi”. Sedangkan  Anthony  Booth,  mendefinisikan  audit  komunikasi sebagai  ”proses  pembuatan  analisis  atas  komunikasi-komunikasi  didalam organisasi   oleh  konsultan  internal  atau  eksternal  dengan  tujuan  untuk meningkatkan efisiensi organisasi”. Dengan pembatasan ruang lingkup pada komunikasi  internal saja dan efisiensi, yang  umumnya  memiliki arti jangka pendek, menunjukkan  kalau audit komunikasi sebaiknya dianggap  sesuatu yang mudah untuk ditangani dan perlu dilakukan berulang-ulang secara teratur (Andre Hardjana, 2000:11-12).

Dengan mempertimbangkan hal-hal penting di atas, maka dapat kita simpulkan sebuah definisi sederhana dan tegas tentang audit komunikasi yaitu :

Audit komunikasi adalah kajian mendalam dan menyeluruh tentang pelaksanaan sistem komunikasi keorganisasian yang mempunyai tujuan untuk meningkatkan efektifitas organisasi.

  1. 2. Tujuan dan Alasan Penyelenggaraan Audit

Sebagaimana disebutkan bahwa pada dasarnya alasan pokok penyelenggaraan audit komunikasi adalah karena eksekutif ingin mengetahui bagaimana sistem komunikasi yang sudah diterapkan bagi organisasinya dilaksanakan untuk menghadapi situasi tertentu. Dan tujuan pokok dari audit komunikasi adalah meningkatkan efektifitas sistem komunikasi organisasi.

Seperti yang sudah disebutkan diatas bahwa  penyelenggaraan audit komunikasi  bermanfaat bagi kelangsungan dan efektivitas  komunikasi  dalam organisasi, yakni :

  1. Untuk mengetahui apakah dan dimana terjadi kelebihan (overload) atau kekurangan (underload) muatan komunikasi  berkaitan dengan topik, sumber dan saluran komunikasi.
  2. Untuk  menilai  kualitas  informasi  dan  mengukur  kualitas  hubungan- hubungan  komunikasi  secara  khusus  mengukur  kepercayaan  antar pribadi (trust), dukungan, keramahan, dan kepuasan kerja.
  3. Untuk mengenali jaringan-jaringan  yang aktif operasional  komunikasi non formasl dan membandingkannya dengan komunikasi formal.
  4. Untuk   mengetahui   sumber-sumber   kemacetan   (bottleneck)   arus informasi   dan para penyaring informasi (gatekeeper) dengan memperbandingkannya dengan peran masing-masing dalam jaringan komunikasi.
  5. Untuk  mengenali  kategori  dan  contoh  pengalaman  dan  peristiwa komunikasi yang positif maupun negatif.
  6. Untuk  menggambarkan  pola-pola  komunikasi  pada  tingkat  pribadi, kelompok maupun organisasi berkaitan dengan komponen komunikasi, frekuensi dan kualitas interaksi.
  7. Untuk  memberikan  rekomendasi  tentang  perubahan  atau  perbaikan yang perlu dilakukan (Andre Hardjana, 2000:16-17).

Sedangkan  alasan-alasan   diselenggarakannya   audit   komunikasi adalah :

  1. Untuk mengetahui apakah program komunikasi berjalan dengan baik.
  2. Ingin membuat diagnosis tentang masalah yang terjadi atau berpotensi dan peluang yang mungkin terbuang.
  3. Ingin melakukan evaluasi atas kebijakan baru atau praktek komunikasi yang terjadi.
  4. Ingin memeriksa hubungan antara komunikasi dengan tindakan operasional lain.
  5. Ingin menyususn anggaran kegiatan komunikasi.
  6. Ingin menetapkan patok banding.
  7. Ingin mengukur kemajuan dan perkembangan dengan membandingkannya dengan patok banding tadi.
  8. Ingin mengembangkan atau melakukan restrukturisasi fungsi-fungsi komunikasi.
  9. Ingin membangun landasan dan latar belakang guna mengembangkan  kebijakan  dan  program  komunikasi  baru  (Andre Hardjana, 2000:17-18).

Dalam praktek, alasan dan tujuan mengapa audit komunikasi dilaksanakan oleh organisasi dijabarkan dan dirinci secara teknis dan praktis. Penjabaran dan rincian tersebut bersifat khas karena disesuaikan dengan keistimewaan situasi dan kebutuhan yang muncul.

  1. 3. Waktu Penyelenggaraan Audit Komunikasi

Audit komunikasi dapat dilakukan kapan saja. Terutama ketika muncul persoalan besar yang harus dipecahkan sehingga audit perlu dilakukan untuk mengetahui  gambaran  yang  ada  saat   itu   untuk  dijadikan  pangkal  bagi pengembangan perencanaan program komunikasi, misalnya ketika program- program  komunikasi yang  dijalankan  kehilangan  kredibilitas  dan  ketika organisasi terpojok sehingga harus melakukan pemangkasan program dan anggaran (Andre Hardjana,2000 :18-20).

Situasi-situasi yang menuntut audit komunikasi semua merupakan peristiwa penting yang menimbulkan dampak besar pada organisasi sedang kejadiannya tidak dapat terelakkan. Situasi-situasi itu antara lain (di Amerika):

  1. Bila ekskutif menyadari bahwa beberapa programnya kehilangan kredibilitas tetapi kesulitan untuk mengetahui atau menemukan apa persoalannya secara pasti.
  2. Bila muncul kebutuhan untuk mengevaluasi kebijakan ataupun keabiasaan baru.
  3. Bila ekskutif menganggap perlu melakukan pengembangan ataupun restrukturisasi organisasi.
  4. Bila ekskutif membutuhkan peraturan dan ketentuan baru tentang komunikasi dan anggaran.
  5. Sebelum ekskutif melakukan merger dengan perusahaan lain atau akuisisi.
  6. Sebelum pelaksanaan kepengurusan baru atau pelaksanaan perubahan-perubahan.
  7. Bila terjadi kerusuhan atau keresahan di kalangan karyawan.
  8. Bila kehidupan ekonomi dan bisnis merosot.
  9. Sebelum melakukan pemangkasan beberapa program dan penghematan dana.
  10. 4. Hambatan Dilakukannya Audit Komunikasi

Meski  sudah  diketahui  manfaat  melakukan  audit  komunikasi  pada suatu organisasi secara periodik , namun audit komunikasi masih tetap tidak populer,  hal  ini  disebabkan  oleh  karena  audit  komunikasi  yang  bersifat kompleks, yakni meliputi segala macam aspek komunikasi mulai dari sumber, media,  proses,  arti  dan  pesan,  bentuk  komunikasi,  dampak  dan  konteks komunikasi  sehingga  audit  komunikasi  terdiri  dari  banyak  kegiatan  yang dilakukan secara bertahap sehingga membutuhkan waktu yang lama.

Selain itu, audit komunikasi juga menuntut keahlian atau pengetahuan yang   mendalam   dibidang-bidang   non   komunikasi   seperti   bisnis   dan manajemen.    Satu    hal    lagi yang    menghambat    perkembangan    atau dilakukannya audit komunikasi adalah dampak yang muncul setelah dilakukan audit   yang   dianggap   mengerikan.   Hal   ini   karena   audit   menghasilkan rekomendasi-rekomendasi yang mungkin tidak  siap untuk  dihadapi misalnya berupa   pemotongan   anggaran, perampingan,   reorganisasi   atau bahkan hilangnya program-program  yang  tidak  pernah  dipersoalkan  sebelumnya

  1. 5. Pendekatan Dan Model Audit Komunikasi

Alasan dan tujuan diatas berpengaruh terhadap pendekatan dan model yang akan digunakan.

  1. a. Pendekatan Audit Komunikasi

Pendekatan laporan audit komunikasi ada tiga macam, yakni (Andre Hardjana, 2000:30-40) :

  1. Pendekatan  konseptual  yang  berkaitan  dengan  kinerja organisasi dibidang komunikasi atau efektivitas  sistem komunikasi. Untuk itu diawali dengan pemilihan standar  untuk mengukur kinerja organisasi, yakni mengukur sejauhmana tingkat pencapaian tujuan dan sasaran dari kegiatan- kegiatan  komunikasi  tercapai.  Kemudian  diaplikasikan   pada  pemeriksaan kinerja  organisasi.  Efektivitas  itu  sendiri  berkaitan  dengan  berapa  besar dampak  kegiatan  penyebaran  informasi  atau  tingkat   kesesuaian  antara penyampaian informasi dan kebutuhan informasi. Efektivitas komunikasi dapat diukur dengan enam kriteria, yakni penerima komunikasi (receiver), isi pesan (content), ketepatan waktu (timing), saluran (media), format kemasan (format) dan sumber (source).
  2. Pendekatan  survei  sebagai  alat  tunggal,  merupakan  riset evaluasi lapangan yang paling banyak dilakukan. Hampir semua riset evaluatif dalam komunikasi organisasi termasuk dalam kategori  ini, diantaranya riset homofili yang mengukur efektivitas komunikasi berdasarkan kemiripan ciri-ciri (frame  of  reference)  antara  penyampai  dan  penerima  komunikasi,  riset kecemasan atau ketidak amanan karyawan dengan berbagai posisi dalam jaringan   interaksi,   riset   kredibilitas   yang   berkaitan         dengan   hubungan manusiawi  antara  pihak-pihak  yang  terlibat  dalam  komunikasi,  khususnya keandalan,   riset   kontingensi   yang   mencari   kondisi-kondisi   kritis   yang berpengaruh  pada  komunikasi  baik  kondisi  mikro  maupun  makro  yang menimbulkan masalah,  riset jaringan yang  mencari hubungan antar anggota dalam  kelompok  maupun  antar   kelompok,  kemudian  menghubungkannya dengan macam-macam aspek komunikasinya,  seperti kebutuhan, kepuasan dan kinerja, serta riset efektivitas komunikasi dan organisasi yang memeriksa hubungan komunikasi efektif dan kinerja organisasi.
  3. Pendekatan prosedur yang lebih  mengutamakan proses penyelenggaraan  audit  komunikasi  dari  pada  alat-alat  pengukuran  yang digunakan.Pendekatan  ini  paling  kompleks,  karena  melibatkan  sekelompok auditor dengan alat  ukur ganda untuk seluruh organisasi dalam suatu kurun
  4. b. Model Audit Komunikasi

Model –model dominan audit komunikasi dapat dimasukan dalam tiga kategori, berikut ini :

  1. Model struktur konseptual adalah audit komunikasi keorganisasian untuk   memahami   kaitan   antara   maksud         atau   tujuan   akhir komunikasi organisasi   dalam  rangka  pencapaian  tujuan  organiasasi,  tata   kerja  atau prosedur  pelaksanaan  meliputi  pemanfaatan  jaringan   komunikasi,   adopsi kebijakan   komunikasi   dan  pelaksanaannya  dan  struktur  organisasi  yang mencakup unit kerja, jaringan komunikasi fungsional, kebijakan dan kegiatan komunikasi. Model ini  mempunyai pengaruh yang lebih besar daripada dua model lainnya namun  model ini pun tersulit dilaksanakan dibandingkan dua model lainnya itu.
  2. Model  profil  keorganisasian  merupakan  model  analisis  fungsional sistem  organisasi  untuk  memeriksa  keadaan  masa  kini  sehingga  dapat diketahui  kesalahan-kesalahan  yang  terjadi  dalam  suatu  organisasi  dan menemukan  jalan-jalan  yang  dapat  dipergunakan  untuk  memperbaikinya, sehingga efektivitas organisasi dapat tercapai. Adapun unsur-unsur yang perlu diperiksa  menurut   Edgar  Schein  adalah   komunikasi,  peran  dan  fungsi anggota dalam kelompok, pemecahan masalah dan pengambilan keputusan, norma dan pertumbuhan kelompok, kepemimpinan dan kewenangan, kerja sama   maupun   persaingan   antar   kelompok.   Analisis   ini   memandang komunikasi  keorganisasian  sebagai  faktor  penyebab  efektif  maupun  tidak efektifnya kerja fungsional organisasi. Langkah-langkah pelaksanaan analisis ini  disusun  berdasarkan  tujuh  variable  penting  yang  mempunyai  pengaruh besar pada sosok komunikasi , yakni kepuasan organisasi, iklim komunikasi, kualitas   media,   kemudahan   perolehan   informasi,   penyebaran   informasi, muatan informasi, kemurnian pesan dan budaya organisasi. Melalui analisis ini dapat diketahui peristiwa-peristiwa kritis yang terjadi dalam organisasi.
  3. Model evaluasi komunikasi merupakan pemeriksaan dan penilaian atas praktek  dan  kegiatan  komunikasi  pada  situasi  tertentu.  Informasi  yang diperoleh dapat dijadikan patok banding bagi manajemen untuk memperbaiki system komunikasi internal dan eksternal, perbaikan dalam perencanaan dan pengendalian manajemen dan menjembatani berbagai rumpang dalam system komunikasi (Andre Hardjana, 2000:40-58).
  4. 6. Metode Dan Teknik Audit Komunikasi
    1. a. Metode Audit Komunikasi

Audit komunikasi yang lengkap dan mendalam menggunakan lebih dari satu teknik  dan metode. Hal ini terkait dengan rekomendasi yang dihasilkan yang  harus  dapat  mengatasi  masalah  dan  memperbaiki  sistem  yang  ada. Masalah-masalah  dalam  sistem komunikasi  organisasi  disebabkan  oleh beberapa  faktor  dan  mempunyai  pengaruh  baik  internal  maupun  eksternal sehingga membutuhkan analisis dan interpretasi multidimensional.

International Communication Association telah membakukan standar pengukuran untuk audit komunikasi yang  dikenal sebagai system lima alat pengukuran yang oleh Goldhaber dirumuskan menjadi teknik dan metode :

  1. Survey dengan kuesioner, survey dalam ICA Audit terdiri dari 122 butir pertanyaan, termasuk 12 butir tentang cirri-ciri demografik, 34 butir tentang kebutuhan organisasi
  2. Wawancara tatap muka, tujuan utama melakukan wawancara adalah untuk  memeriksa,  menguji  atau  melengkapi  data  yang  diperoleh melalui  alat  ukur   lain.  Terdiri  dari  wawancara  penjajakan  untuk mengumpulkan informasi penting dalam rangka pengenalan masalah dan wawancara pendalama yang disebut juga wawancara tindak lanjut untuk membantu tafsiran atas temuan yang diperoleh melalui alat audit lain.

Agar wawancara dapat memberikan hasil yang maksimal, pewawancara harus seorang yang terlatih. Seorang pewawancara yang baik, setidaknya dapat menggunakan enam jenis pertanyaan untuk memperoleh data yang berbeda-beda. Keenam pertanyaan itu adalah :

  1. Pertanyaan terbuka (open questions)
  2. Pertanyaan tertutup (closed questions)
  3. Pertanyaan khusus (specific questions)
  4. Pertanyaan reflektif (reflective questions)
  5. Pertanyaan yang mengarahkan (leading questions)
  6. Pertanyaan pengandaian (hypothetical questions)
  7. Teknik   analisis   jaringan,   untuk   memetakan   kegiatan-kegiatan komunikasi yang melibatkan responden dalam organisasi ataupun unit kerjanya baik secara formal  maupun non formal. Responden secara khusus   diminta   menunjukan   sejauhmana   dan   dengan   intensitas bagaimana ia terlibat dalam komunikasi dengan rekan-rekan unit atau departemennya  didalam  jam  kerjanya  baik  pada  jaringan  formal maupun non formal.
  8. Pengalaman   komunikasi   dikenal   dengan   teknik   peristiwa   kritis. Responden diminta menguraikan peristiwa-peristiwa komunikasi yang dianggap sebagai contoh yang khas baik peristiwa sukses maupun kegagalan.  Dari cerita tersebut dapat ditarik kesimpulan seperangkat contoh  khas  tentang  komunikasi  dalam  suatu  organisasi  sehingga dapat dijelaskan mengapa komunikasi di suatu unit berhasil atau gagal profil dasar kesuksesan atau kegagalan komunikasi dalam berbagai unit kerja organisasi.
  9. Catatan harian komunikasi, hanya cocok digunakan pada organisasi dengan struktur yang kompleks dan jelas. Setiap responden diminta membuat  catatan  dalam  buku  harian  selama  satu  minggu  tentang semua kegiatan komunikasi yang dilakukan (antar pribadi,  via telpon, rapat, pesan tertulis yang diterima dan dikirim) dalam bentuk formulir.

Standar pengukuran ini tidak kaku artinya para ahli atau konsultan tetap memiliki kebebasan untuk memilih dan menetukan teknik dan metode mana  saja  yang  dianggap  sesuai  dengan  masalah,  situasi  organisasi  dan tujuan audit yang hendak dicapai karena setiap organisasi pun berbeda baik jenis, ragam maupun ukurannya (Andre Hardjana, 2000:60-70).

Berdasarkan sumber lain, metode yang dapat digunakan  dalam audit komunikasi, meliputi readership survey, misalnya untuk mengetahui seberapa banyak  pembaca,  peserta  program,  pemahaman  terhadap  suatu  publikasi khusus atau pesan-pesan tertentu, content analysis, untuk mengkoding dan mengklasifikasikan secara sistematis pesan-pesan khusus dalam aspek tema- tema yang ada maupun atribut-atribut lain yang melekat dalam pesan sperti pesan yang favorable maupun sebaliknya, readability studies, untuk  menilai tingkat  keterbacaan  sebuah  artikel  atau  isi   media  cetak,  communication climate survey, untuk mengukur sikap atau persepsi publik terhadap tingkat keterbukaan dan ketersediaan saluran komunikasi dan network analysis, untuk mengamati  frekuensi  dan  pentingnya  jaringan  interaksi,  dimana  pola-pola jaringan  komunikasi  dibandingkan  dengan  struktur  organisasi  formal  untuk melihat kesenjangan antara yang diharapkan  manajemen dengan kenyataan dalam praktek (Ngurah Putra, 1998 : 26-27).

  1. b. Teknik Pengumpulan Dan Analisis Data

Ada  tiga  jenis  teknik  pengumpulan  dan  analsis  data  yang  bisa digunakan dalam audit komunikasi, yakni :

  1. Teknik  observasi,  merupakan  kegiatan  mengamati  dan  mencatat perilaku  yang  dapat  dilakukan  atas  perilaku  orang  lain,  sebagai pengamat  terlatih  (trained  observer)  dan  perilakunya  sendiri  yang disebut sebagai studi tugas (duty study).

Teknik catatan harian komunikasi ini dapat menghasilkan data yang baik, bila peneliti secara seksama mau memperhatikan lima ketentuan yang lazim dalam kegiatan konservasi, yaitu :

  1. Pencatatan selengkap mungkin segala hal yang berkaitan dengan seluruh situasi komunikasi.
  2. Pencatatan sebanyak mungkin bagaimana dan sejauh mana pemikiran pribadi.
  3. Pemisahan antara catatan tentang fakta dari pemikiran pribadi tentang fakta tersebut.
  4. Pengembangan catatan dengan rincian dan penjelasan sebanyak mungkin.
  5. Periksaan kembali catatan dalam waktu 24 jam setelah pencatatan selesai.
  6. Teknik    wawancara, meliputi    dua    teknik    berbeda    yakni    teknik wawancara dengan kuesioner yang merupakan alat pengumpulan data secara tertulis dimana berbagai bentuk pertanyaan seperti pertanyaan terbuka, tertutup, pilihan, skala likert, skala semantik diferensial, pilihan ganda dan pertanyaan kesesuaian pilihanyang  dapat digabungkan dan digunakan dalam suatu kuesioner sesuai dengan jenis dan tujuan audit yang  telah  diuji  coba  (pretest)  sebelumnya.  Dan  wawancara  tatap muka.
  7. Teknik analisis ini, untuk membuat analsis dari isi pesan-pesan yang ada dalam dokumen. Teknik  ini melibatkan  pemilihan komunikasi – komunikasi  tertulis atau dokumen yang hendak dipelajari, membuat kategori    pengukuran    berdasarkan    sampling    atau    keseluruhan dokumen,  frekuensi  pemunculan  kategori,  menggunakan  uji  statistik dan   menarik   kesimpulan.   Teknik   ini   digunakan   untuk   berbagai kepentingan,    diantaranya    untuk    mengukur    tingkat    kemudahan pemahaman  dari  dokumen-dokumen  organisasi,  analisis  tema  pada suatu terbitan, analisis pesan  melalui saluran komunikasi formal, dan sebagainya.Dalam audit komunikasi, teknik  ini memberikan manfaat untuk  tiga  kegiatan,  yakni  membuat  paparan  apa,  bagaimana  dan kepada siapa suatu komunikasi dinyatakan; membuat inferensi tentang anteseden  mengenai   sebab  musabab  mengapa  suatu  komunikasi dinyatakan;   dan   membuat   inferensi   tentang   apa   dampak   dari komunikasi ang dinyatakan tersebut.
  8. 7. Rencana Kerja Pelaksanaan Audit Komunikasi

Audit   komunikasi   dilakukan   demi   peningkatan   efektivitas   sistem komunikasi  dam kualitas kinerja organisasi. Sistem komunikasi dalam audit komunikasi diartikan secara luas karena peningkatan efektivitas pelaksanaan kerja dibutuhkan tidak hanya pada sistem secara keseluruhan organisasi tapi juga meliputi unit-unit kerja, program-program  dan kegiatan-kegiatan khusus. Oleh karena itu, diperlukan suatu rencana kerja yang sistematik untuk menjadi pedoman.      Rencana   kerja            adalah   pedoman   teknis   untuk   melakukan serangkaian  kegiatan  untuk  tujuan  audit  komunikasi,  yang  terdiri  dari  tiga tahapan kegiatan yaitu pencarian  fakta (fact finding), analisis (analysis) dan evaluasi dan pelaporan (evaluation and reporting).

Pencarian fakta dilakukan untuk mencari dan menentukan faktor-faktor utama  yang  mempengaruhi  perilaku  komunikasi  dan  jenis-jenis  kebijakan, kegiatan-kegiatan, dan pengendalian dalam sistem komunikasi dengan teknik- teknik pengumpulan data diatas. Data yang dikumpulkan meliputi sejarah dan tujuan organisasi, struktur, gaya kepemimpinan dan iklim organisasi dan uraian serta penjelasan tentang cara-cara bagaimana sistem komunikasi dibina dan dikembangkan.

Semua data yang sudah dikumpulkan tersebut diperiksa dengan tujuan untuk menentukan sejauhmana kebijakan-kebijakan komunikasi dan kegiatan- kegiatannya dapat mencapai sasaran dari jaringan-jaringan komunikasi utama dan  organisasi  itu  sendiri  menggunakan  berbagai  teknik  analisis  diatas maupun analisis klasifikasi kegiatan, yakni dengan cara mengatur informasi yang diperoleh tentang kebijakan dan kegiatan komunikasi menurut jaringan komunikasi  utama,  kemudian  membuat  penilaian  tingkat  memadai  atau tidaknya kegiatan komunikasi bila dibandingkan dengan kebijakan itu sendiri.

Kemudian dilakukan kegiatan meninjau dan mempertimbangkan data- data  hasil  dari  berbagai  teknik  dan  metode  riset  dan  menarik  kesimpulan mengenai efektivitas dan efisiensi dari seluruh sistem komunikasi organisasi. Kesimpulan-kesimpulan    tersebut    dirumuskan    secara    informal    dalam pertemuan dengan wakil-wakil manajemen organisasi berkepentingan terlebih dahulu. Kesimpulan akhir dapat difokuskan pada beberapa kegiatan peting yang kurang diperhatikan, yakni kegiatan yang tidak cukup menyeluruh dan beberapa hambatan komunikasi tertentu yang mengganggu pencapaian tujuan dari jaringan-jaringan komunikasi dalam keseluruan komunikasi organisasi itu sendiri, kekuatan dan kelemahan   kegiatan   komunikasi,   kegiatan   yang pelaksanaannya   tidak   dapat   mencapai   tujuan   yang   sudah   ditetapkan. Kesimpulan-kesimpulan  tersebut  perlu  disertai  dengan  rekomendasi atas kekurangan-kekurangan  yang  ditemukan  dan  dirumuskan  sesuai dengan tujuan, kebijakan dan faktor-faktor situasional organisasi. Rekomendasi yang dibuat  oleh  pengaudit  berdasarkan  hasil  audit  komunikasi  yang  dilakukan tersebut selayaknya memperhatikan etika pribadi maupun etika profesional, sehingga  etika  organisasi  dalam  melaksanakan  langkah-langkah  perbaikan tidak bertentangan dengan etika masyarakat.

Rancangan     kerja     dimulai     dengan     kontak     awal     tentang penyelenggaraan audit komunikasi dan pembuatan kontrak. Kontrak adalah landasan kerja untuk penyelenggaraan audit secara keseluruhan, maka harus memuat  tujuan,  khususnya  kegiatan  komunikasi  khusus,  tanggung  jawab, persyaratan  penyelenggaraan,  kerja  sama,  jangka  waktu  dan  biaya.semua persyaratan  penyelenggaraan  audit  komunikasi  harus  dinyatakan  dalam dokumen tertulis yang ditandatangani oleh kedua belah pihak, sehingga dapat dijadikan pegangan dalam penyelenggaraan audit.

  1. 8. Audit Mini Komunikasi

Audit   mini   komunikasi   dianjurkan   oleh          Susan Cluff. Proses pelaksanaan audit komunikasi mini tersebut disebut dengan Mini Audit Project (MAP).  Audit  ini  mempunyai  tujuan  yang  sama  dengan  audit  komunikasi menyeluruh atau audit total yakni meningkatkan kinerja program komunikasi. Namun, audit mini tidak dapat menghasilkan informasi serinci dan selengkap audit total. Namun, audit mini sangat praktis untuk mengumpulkan informasi yang  bermanfaat  untuk  meningkatkan  efektivitas  program   yang   sedang berlangsung maupun untuk dijadikan petunjuk bagi pelaksanaan audit total yang menyeluruh dan mendalam. Selain itu, audit mini dapat dilakukan dengan dana, energi dan waktu yang lebih terbatas. Pemilihan bentuk audit mini atau pun  total  tidak  ditentukan  oleh  jenis  variabel  atau  persoalan  namun  pada tingkatan intensitas yang berbeda.

Audit  mini  dirumuskan  sebagai  ”alat  untuk  menemukan  titik  rawan, mendokumentasi  dan  menguji  program  dan  prosedur  kerja,  mendapatkan umpan balik, dan membuat berbagai dokumentasi”.

Adapun  yang  dimaksud  dengan   titik  rawan  dapat  berupa  segala macam peristiwa penting yag berdampak besar, seperti pergantian pimpinan, berita negatif dimedia massa, kemerosotan moral karyawan dan sebagainya. Selanjutnya fokuskan perhatian pada sesuatu yang berdampak paling besar, kemudian dapat dirumuskan secara ringkas dan jelas tujuan audit mini.

Mendokumentasi  program  dan  prosedur  kerja  berarti  bahwa  dalam audit mini terdiri dari kegiatan peninjauan materi dan membuat dokumentasi yang dilanjutkan dengan wawancara dengan tokoh-tokoh kunci didalam atau diluar organisasi. Kemudian dilakukan pengujian guna memperoleh kesimpulan yang  mentap  secara  acak  pada  berbagai  jawaban  responden.  Sedangkan umpan balik dapat dicapai dengan cara mewawancarai sejumlah pejabat lintas seksi, yakni para manajer organisasi atau divisi, pimpinan bisnis,  sumber- sumber  masyarakat  dan  khalayak  lain.  Dan  analisis  serta  rekomendasi, dimana  jawaban  kuesioner  diperiksa  kembali  dengan  mempertimbangkan umpan balik yang diperoleh. Hasil audit mini dan memo juga berisi analisis dan rekomendasi     yang   akan     disampaikan     kepada     pihak-pihak     yang berkepentingan.

  1. C. PENUTUP

Komunikasi yang efektif sangat menentukan kelangsungan hidup dan kesehatan   suatu  organisasi.  Untuk  dapat   mengetahui  apakah  kegiatan komunikasi  yang sudah dijalankan  efektif atau  berhasil mencapai tujuan dan sasaran organisasi adalah dengan melakukan audit komunikasi.

Audit  komunikasi  merupakan  suatu  kajian  evaluatif    secara  empiris yang mendalam dan  menyeluruh tentang  sistem komunikasi  keorganisasian baik komunikasi internal maupun komunikasi eksternal, dengan menggunakan berbagai teknik pengumpulan dan analisis data yang ada yang bertujuan untuk meningkatkan efektivitas dan kinerja organisasi.  Hasil audit komunikasi dapat memberikan informasi yang berharga guna mencegah terjadinya kehancuran suatu organisasi. Audit  komunikasi  dapat dilakukan secara  menyeluruh atau total, tapi dapat pula dilakukan audit komunikasi mini untuk mengukur efektf atau tidaknya suatu program komunikasi tertentu. Audit komunikasi mini dapat dilaksanakan  dengan  dana,  energi  dan  waktu  yang  lebih  terbatas.  Audit komunikasi mini ini dapat menjadi petunjuk bagi pelaksanaan audit komunikasi total yang menyelruh dan mendalam.

Dengan  melakukan  audit  komunikasi,  segala  hambatan  komunikasi dan gangguan yang menyebabkan macetnya aliran informasi dan peluang yang   terlewat   dapat   diketahui   sehingga   diperoleh   cara   yang   dapat meningkatkan    dampak    yang     dikehendaki    sehingga    organisasi    atau perusahaan dapat mempertahankan hidup bahkan kesuksesannya di tengah persaingan global yang makin keras. Audit komunikasi ini juga dapat dijadikan sebagai salah satu jenis penelitian dalam tahap  fact finding  kegiatan atau manajemen kehumasan.

DAFTAR PUSTAKA

Goldhaber,  Gerald  M.  1993.  Organizational  Communication.  6th  Edition. MC. Graw Hill. USA

Hardjana,  Andre.  2000.   Audit  Komunikasi  :  Teori  dan  Praktek.  PT. Grasindo. Jakarta.

Ngurah Putra, I Gusti. 1998. Manajemen Hubungan Masyarakat. Universitas Atmajaya. Yogyakarta

About these ads

1 Response so far »


Comment RSS · TrackBack URI

Tinggalkan Balasan

Isikan data di bawah atau klik salah satu ikon untuk log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Logout / Ubah )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Logout / Ubah )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Logout / Ubah )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Logout / Ubah )

Connecting to %s

Ikuti

Get every new post delivered to your Inbox.

Bergabunglah dengan 32 pengikut lainnya.

%d bloggers like this: