SISTEM INFORMASI MANAJEMEN SEBUAH PERANGKAT UNTUK PENGENDALIAN KEPUTUSAN DALAM SEBUAH KOPERASI

BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang

Sukses bisnis tergantung kepada pemanfaatan sumber daya uang, pelanggan, harta fisik, penasihat profesional, dan waktu. Proses manajemen yang di lakukan sebuah koperasi akan meliputi pengembangan ide dan strategi, pengelolaan orang dan pengelolaan sistem untuk menjamin suburnya pertumbuhan bisnis koperasi. Untuk mengembangkan ide dan strategi diperlukan fakta dan angka.

Yang penting bagi sebuah koperasi adalah mengetahui bagaimana informasi keuangan dan non keuangan dikumpulkan, dan dilaporkan kepada rapat anggota tahunan dan juga penting bagi pembuat keputusan yang membantu berhasilnya usaha koperasi.

Setiap tahunnya, dibanyak negara kegagalan-kegagalan bisnis dianalisa dan sedapat mungkin diidentifikasi sebab-sebab kegagalannya. Seupamanya, di Amerika Seikat, organisasi internasional Dun and Bradstreet secara teratur menganalisis kegagalan dinegara itu dan telah menemukan bahwa tiap tahun hampir 80% kegagalan itu akibat ”terperangkapnya” para pelaku atau manajer bisnis dalam posisi tidak menguntungkan.

Situasi ini tidak akan terjadi sekiranya ada sistem informasi yang memadai, yang menyajikan fakta dan angka yang berarti bagi manajemen. Umpamanya, dalam bisnis dilaporkan gagal karena penjualan terlalu rendah. Dalam kasus ini, sistem informasi manajemen bisnis yang ada mungkin tidak melaporkan. Perusahaan-perusahaan lain melaporkan kegagalan karena biaya operasi terlalu tinggi. Sistem informasi yang sehat dan efisien mungkin dapat menolong banyak bisnis yang gagal, banyak juga perusahaan lain gagal karena terlalu banyak modal yang terserap dalam sediaan atau harta fisik.

Dalam dunia usaha atau bisnis, tidak boleh terjadi bahwa uang tunai terlalu banyak terserap dalam sediaan atau harta. Sistem informasi harus daat memonitor sediaan, dan juga investasi harta fisik lainnya dalam laba atas investasi ini.  Oleh karena itu pada makalah ini menitikberatkan kepada jenis informasi yang butuhkan koperasi terutama sebagai pemimpin koperasi atau ketua koperasi dimana jenis informasi yang dibutuhkan antara lain laporan harian, laporan mingguan, laporan bulanan dan pengembangan sistem usaha koperasi sehingga koperasi dapat mengikuti perkembangan dunia bisnis.

B. Perumusan masalah

Sistem informasi yang sehat dan efisien mungkin dapat menolong banyak bisnis yang gagal. Banyak perusahaan lain gagal karena terlalu banyak modal yang terserap dalam sdiaan atau harta fisik. Informasi adalah fital bagi kelangsiungan usaha, informasi juga vital untuk pertumbuhan dan perkembangan. Seorang ketua koperasi atau pemimipin koperasi harus memiliki informasi untuk dijadikan dasar dari strategi masa depannya.

Starategi yang tidak menguntungkan dapat secara langsung mengakibatkan kegagalan usaha atau bisnis. Sehingga informasi yang dibutuhkan seorang pemimpin koperasi atau seorang yang berwirausaha adalah sebagai berikut :

  1. Fakta dan angka untuk strategi bisnis yang akan mememungkinkan mengambil keputusan mengenai perluasan, kontruksi, penambahan produk atau saluran penjualan, penambahan unit usaha dan seterusnya.
  2. Informasi yang dibutuhkan dalam operasi usaha sehari-hari seperti penerimaan kas dan pembayaran-pembayaran, neraca, kredik, pengeluaran, laba hasil sebenarnya dibandingkan dengan rencana yang disiapkan. Sistem ini memberikan informasi kepada badan usaha sebuah analisis menuut produk, divisi, kelompok penjualan,dan seterusnya
  3. Informasi atas keseluruhan investasi dalam bisnis dan informasi per divisi, harta, kelompok, dan seterusnya. Berapa banyak telah dinvestasikan dalam gedung? Kendaraan? Sediaan? Piutang? Uang tunai?. Sistem ini harus dapat menyajikan kecendrungan dalam investasi dan juga kecendrungan dalam laba secara ringkas
  4. Informasi atas prang, termasuk juga informasi pokok yang dituntut oleh hukum seperti gaji dan upah; informasi yang memberitahukan berapa biaya sebenarnya dari menggaji dan melatih staf kunci; informasi mengenai produktiviras orang dan investasi manusia.

Seperti yang telah dikemukakkan bahwa pentingnya perbandingan-perbandingan, baik intern dan ekstern. Sistem informasi seharusnya dapat memberikan informasi secara automatis tentang perbandingan intern seperti bulan ini dengan bulan lampau, dan mungkin dnegna bulan yang sama dengan tahun lalu. Hal ini dpat dilakukan juga secara mingguan, bulanan, dan setiap triwulan. Seharusnya pula dimasukkan statistik industri kunci kedalam sistem informasi sehingga memungkinkan dibuatnya perbandingan ekstern

BAB II

PEMBAHASAN

Banyak yang telah dikatakan mengenai jenis-jenis sistem informasi laporan manajemen, yang harus mengalir dari sistem informasi pusat dalam arti badan usaha. Berbagai laporan harus dapat diperoleh secara harian, bulanan, triwulan, ataupun tahuanan. Banyak yang berpendapat bahwa sistem informasi yang diperlukan dalam untuk manajemen dapat diperoleh dari laporan rugi-laba yang dipersiapkan untuk pejabat pemerintahan dan perpajakan sekali setahun, namun hal ini adalah sesuatu yang amat salah jika mempercayai laporan tahunan.

Informasi harian yang dibutuhkan semata-mata bersifat operasional. Fakta dan angka memenuhi kebutuhan anda sehari-hari meliputi ;posisi kas harian, ringkasan-ringkasan penjualan (baik tunai dan kredit), pembayaran kontan, uang yang diterima dari tagihan hutang, saldo kas dalam bank dan saldo akhir kas.

Penjualan haruslah dianalisis menurut keompok produk, membuat taksiran laba kotor menurut kelompok produk berdasarkan marjin kotor yang ditentukan. Menanalisis titik impas menunjukkan bahwa biaya harian untuk dapat berada dalam bisnis dapat dikaitkan dengan taksiran laba kotor harian untuk menunjukkan kapan suatu usaha mencapai titik impas. Jadi sistem informasi sudah seharusnya memberikkan taksiran laba kotor harian dan suatu taksiran tentang biaya harian dalam usaha, sehingga dari informasi ini dapat dikumpulkan tiap hari untuk menaksir laba atau rugi mingguan, dan dapat diperkirakan, bahwa ada beberpa hari yang rugi, ada hari-hari yang lain akan menghasilkan laba besar.

Sebuah badan usaha yang progresif akan menginginkan perincian sediaan sehari-hari sehingga tingkat sediaan dapat dikendalikan, dalam kaitannya dengan penjualan arus kas.

Selain laporan harian yang menunjang juga laporan bulanan, oleh karena itu setiap bulannnya sebuah badan usaha haruslah memiliki laporan laba rugi yang terperinci, analisis penjualan dan inventaris produk sertaan/ kelompok jasa, analisis dari arus kas, debitur, dan ikatan keuangan; dan analisis rasio intern yang menunjukkan tingkat efisiensi dan menyorot kecendrungan, dengan perbandingan antara rencana dan realisasi sebenarnya. Informasi ini hendaknya diperoleh bersamaan dengan pertemuan dari badan penasigat, kelompok yang ikut serta dalam pengambilan keputusan dan pengembangan strategi.

Setelah laporan harian dan bulanan, laporan lain yang harus diperhatikan bagi suatu badan usaha adalah laporan triwulan, laporan bulanan tersedia setiap bulannya namun informasi berikut ini sudah seharusnya tersedia bagi pemimpin badan usaha dan staf penasiahat yang pertama adalah sauatu laporan yang terperinci tentang posisi keuangan suatu badan usaha, yang kedua adalah perbandingan industri intern dan ekstern sebagai tolak ukur efisiensi, analisis kecendrungan secara lebih terperinci dari pada yang biasanya disediakan setiap bulan; dan informasi tentang bisnis yang sekarang dijalankan untuk memungkinkan badan penasihat meninjau kembali kegiatan dan proyeksi masa depan.

Laporan tahunan akan menjadi sangat penting dan juga buka sekedar pelengkap laporan, laporanan tahuanan utama adalah neraca,laporan laba-rugi, dan keterangan arus kas, yang bersama-sama dengan laporan triwulan akan merupakan dasar bagi perencanaan strategik.

Dalam tahun-tahun terakhir ini, telah terjadi kemajuan besar dalam pengembangan proses sistem informasi yang canggih untuk sektor-sektor industri tertentu; dan perkembangan yang cepat dari serangkaian sistem yang luas telah menimbulkan keraguaan dan kekacauan. Berbagai pilihan keputusan mengenai pemrosesan data yang terbuka bagi badab ysaha anda ditunjukkan pada gambar berikut :

Keputusan dasar mengenai pemrosesan adalah apakah pemrosesan dalam usaha koperasi harus dilakukan di tempat lain atau tempat tertentu. Lokasi lain itu mungkin kantor seorang akuntan atrau melalui kantor prosesan data/ saat ini makin banyak tumbuh kantor atau pemrosesan data untuk memproses data bagu bisnis ukuran kecil dan sedang. Lokasi kantor mengkhususkan  diri dalam pelbagai kelompok industri dan ini membantu dalam memproses data untuk laporan mingguan dan bulanan.

Pemilihan lokasi harus dilakukkan dengan mengingat metode pemrosesan ada tiga alternatif dasar yaitu pemakaina sistem manua, pemakaian sistem non-elektris dan pemakaian komputer-komputer dari jenis tertentu. Yang berkaitan dengan berbagai pemilihan ini adalah peemasalahan mengenai penanaman modal dalam peralatan (atau menyewa peralatan)  ruangan fisik yang diperlukan untuk peralatan; penggajian dan pelatihan staf.. Metode-metode yang tersedia untuk meningkatkan sistem-sistem dan staf.

Faktor-faktor yang mempengaruhi keputusan untuk menggunakakn sistem informasi pada proses pengolahan data adalah sebagai berikut :

  1. Ukuran dan kompleksitas usaha
  2. Harapan menegnai pertumbuhan dan perkembangan
  3. Fasilitas jasa yang tersedia didaerah untuk pelaksanaan instalasi sistem.
  4. Kualitas dan kuantitas dari staf yang tersedia untuk pelbagai jenis sistem, fasilitas latihan yang tersdia bagi staf, sehingga sistem dapat ditingkatkan
  5. Jumlah transaksi yang harus diproses dan
  6. Faktor-faktor keuangan

Saat ini banyak dikatakan bahwa sebuah badan usaha mampu memperoleh informasi yang cukup dan pada waktunya mengenai pengambilan keputusan manajemen dari suatu sistem yang dikerjakan secara manual. Apa yang disebut sebagai paket informasi manajemen ini seringkali dapat dibeli sekaligus dengan peralatannya dan mungkin sekali tidak menghendaki perubahan apapun untuk diterapkan. Adapula mengkombinsaikan sistem manual dengan sistem komputer dimana sistem intern memberikan data sehari-hari kepada badan usaha anda yang kemudian diproses dan dianalisis lebih lanjut oleh komputer untuk laporan bulanan dan triwulan.

Semua ini memabah pentingnya nasihat dari spesialis dan operator, yang berpengalaman dalam duania usaha. Kegagalan untuk pertama-tama memperoleh nasihat akan sangat membatasi sistem untuk berkembang sesuai dengan perkembangan dunia usaha.

BAB III

PENUTUP

Seorang pemimpin badan usaha atau sebuah koperasi harus bisa mengusahakan karyawan untuk terus memperoleh informasi, dilibatkan dan dimotivasi dengan stadar-standar prestasi. Informasi merupakan kuncinya dan arus informasi berarti mempunyai sistem informasi yang dapat dipercaya. Sebagai sebuah koperasi seharusnya sangat memperhatikan sistem informasi yang digunakan dari kualitas, kemampuan untuk memberikan informasi dalam bentuk yang diinginkan kapan dimana memerlukannya dan kesanggupannya untuk mengembangkan dan menyesuaikan diri dengan kebutuhan-kebutuhan pertumbuhan bisnis.

Sebuah sistem informasi haruslah dapat diandalkan karena tanpa fakta dan angka yang disediakan secara teratur akan sangat terhambat dan akan membuat keputusan-keputusan yang salah. Sistem-sisten informasi dalam dunia usaha seharusnya diperhatiakan dengan seksama oleh koperasi. Informasi haruslah merupakan dasar dari semua keputusan semakin kompleks sebuah koperasi, semakin besar kebutuhan akan sebuah sistem yang tidak dapat keliru dalam pengumpulan informasi.

Tinggalkan Balasan

Isikan data di bawah atau klik salah satu ikon untuk log in:

Logo WordPress.com

You are commenting using your WordPress.com account. Logout / Ubah )

Gambar Twitter

You are commenting using your Twitter account. Logout / Ubah )

Foto Facebook

You are commenting using your Facebook account. Logout / Ubah )

Foto Google+

You are commenting using your Google+ account. Logout / Ubah )

Connecting to %s

%d blogger menyukai ini: