SEKILAS TOTAL QUALITY MANAGEMENT DALAM PENDIDIKAN

PENGANTAR
Dalam dunia persaingan global yang tajam saat ini, orang banyak
berbicara tentang “mutu” terutama berhubungan dengan pekerjaan yang
menghasilkan produk dan/atau jasa. Suatu produk dibuat karena ada yang
membutuhkan, dan kebutuhan tersebut berkembang seiring dengan tuntutan
mutu penggunanya.
Total Quality Management (TQM) atau disebut Manajemen Mutu
Terpadu (MMT) hadir sebagai jawaban atas kebutuhan akan mutu tersebut.
Suatu produk dan/atau jasa dibuat sedemikian rupa agar dapat memenuhi
kebutuhan dan harapan pelanggannya. Titik temunya antara harapan dan
kebutuhan pelanggaran dengan hasil produk dan/atau jasa itulah yang
disebut “bermutu.” Jadi ukuran bermutu tidaknya suatu produk dan/atau jasa
adalah pada terpenuhi tidaknya harapan dan kebutuhan pengguna/
pelanggan. Semakin tinggi tuntutan pengguna maka semakin tinggi kualitas
mutu tersebut.
Tulisan singkat ini ingin membahas bagaimana penerapan TQM/MMT
dalam aktivitas pendidikan sebagai bahan pengantar mengenalinya.


PENGERTIAN TQM

Menurut Salis (1993) TQM adalah sebagai suatu filosofi dan suatu
metodologi untuk membantu mengelola perubahan, dan inti dari TQM adalah
perubahan budaya dari pelakunya. Lebih lanjut Slamet (1995) menegaskan
bahwa TQM adalah suatu prosedur dimana setiap orang berusaha keras
secara terus menerus memperbaiki jalan menuju sukses. TQM bukanlah
seperangkat peraturan dan ketentuan yang kaku, tetapi merupakan prosesproses
dan prosedur-prosedur untuk memperbaiki kinerja.
TQM juga menselaraskan usaha-usaha orang banyak sedemikian
rupa sehingga orang-orang tersebut menghadapi tugasnya dengan penuh
semangat dan berpartisipasi dalam perbaikan pelaksanaan pekerjaan.
Oleh karena TQM menselaraskan usaha-usaha orang banyak dan agar
mereka bersemangat dan berpartisipasi dalam perbaikan pelaksanaan
pekerjaan, maka menuntut adanya perubahan sifat hubungan antara yang
mengelola (pimpinan) dan yang melaksanakan pekerjaan (staf atau
karyawan). Perintah dari atasan diubah menjadi inisiatif dari bawah, dan
tugas pimpinan bukanlah memberi perintah tetapi mendorong dan
memfasilitasi perbaikan mutu pekerjaan.
APA DAN MENGAPA MUTU
Mutu adalah sifat dari benda dan jasa. Setiap orang selalu
mengharapkan bahkan menuntut mutu dari orang lain, sebaliknya orang lain
juga selalu mengharapkan dan menuntut mutu dari diri kita. Ini artinya, mutu
bukanlah sesuatu yang baru, karena mutu adalah naluri manusia. Benda dan
jasa sebagai produk dituntut mutunya, sehingga orang lain yang
menggunakan puas karenanya. Dengan demikian, mutu adalah paduan sifatsifat
dari barang atau jasa, yang menunjukkan kemampuannya dalam
memenuhi kebutuhan pelanggan, baik kebutuhan yang dinyatakan maupun
yang tersirat.
Benda dan jasa sebagai hasil kegiatan manusia yang secara sadar
dilakukannya disebut “kinerja”. Kinerja itulah yang dituntut mutunya,
sehingga muncul istilah “mutu kinerja manusia”. Suatu kinerja disebut
bermutu jika dapat menemuhi atau melebihi kebutuhan dan harapan
pelanggannya. Oleh karena itu, maka suatu produk atau jasa sebagai kinerja
harus dibuat sedemikian rupa agar dapat memenuhi kebutuhan dan harapan
pelanggannya.
Dalam pembicaraan tentang mutu, terdapat unsur-unsur yang terkait,
yaitu: produk dan jasa, penghasil produk/jasa, pelanggan, kebutuhan dan
harapan, produk/jasa yang bermutu dan kepuasan.
Produk dan jasa adalah hasil yang diproduksi karena ada yang
memerlukan. Orang yang membuat produk atau jasa disebut penghasil
produk/jasa, sedangkan orang yang memerlukan produk/jasa itu disebut
pelanggan. Adapun kebutuhan dan harapan adalah cerminan dari apa saja
yang diharapkan atau dibutuhkan oleh pelanggan dari pihak penghasil
produk/jasa. Adanya produk/jasa yang disebut bermutu bila dapat memenuhi
atau bahkan melebihi dari sekedar kebutuhan dan harapan pelanggan/
penggunanya, yang ditandai dengan kepuasan.
Ciri-ciri mutu (sebagai bentuk pelayanan pelanggan) ditandai dengan:
(1) ketepatan waktu pelayanan, (2) akurasi pelayanan, (3) kesopanan dan
keramahan (unsur menyenangkan pelanggan), (4) bertanggung jawab atas
segala keluhan (complain) pelanggan, (5) kelengkapan pelayanan, (6) kemudahan
mendapatkan pelayanan, (7) variasi layanan, (8) pelayanan pribadi,
(9) kenyamanan, (10) dan ketersediaan atribut pendukung (Slamet, 1999).
Setiap produk/jasa yang bermutu memberikan pelayanan tepat waktu
seperti yang disepakati dengan pelanggan. Kemoloran atau tertundanya
waktu dari yang telah disepakati menjadi cacat mutu karena cidera janji.
Akurasi pelayanan atau ketepatan produk/jasa seperti yang diminta
atau dipesan oleh pelanggan juga merupakan salah satu dari ciri mutu
pelayanan. Kesalahan atau kemelencengan dari apa yang dipesan,
menyebabkan produk/jasa tersebut tidak bermanfaat bahkan mendatangkan
kerugian bagi pelanggan. Untuk itu menjadi penting melakukan proses
pendefisian kebutuhan pelanggan sebelum proses produksi/layanan
dilakuan.
Setiap pelayanan yang bermutu harus menyenangkan pelanggan,
sehingga kesopanan dan keramah-tamahan dalam berkomunikasi dengan
pelanggan menjadi unsur penting untuk menjaga mutu. Ungkapan sehari-hari
dalam dunia bisnis: “pembeli adalah raja” maksudnya adalah berusaha
menyenangkan pembeli agar kembali lagi untuk membeli di kesempatan lain.
Setiap penghasil produk/jasa harus berani bertanggung jawab atas
segala yang telah diperbuatnya, ia harus mempertanggung jawabkan atas
segala resiko yang diakibatkan oleh pekerjaan itu. Semua yang menjadi
keluhan (complain) pelanggan harus dipertanggung jawabkan, jika produk
tidak sesuai dengan yang dipesan/dibutuhkan sesuai janji kesepakatan
sebelumnya, maka ia harus bertanggung jawab untuk menggantinya.
Sebagai penghasil produk/jasa haruslah selengkap mungkin
menyediakan sarana dan kemampuan yang diperlukan oleh pelanggan. Ini
artinya, bahwa penghasil produk/jasa haruslah profesional dan kompeten
dengan bidangnya. Selain itu, sebagai penghasil produk/jasa haruslah
memberikan kemudahan kepada pelanggan untuk mendapatkan produk/jasa
tersebut, baik yang berhubungan dengan waktu, tempat, atau kemudahan
menjangkaunya.
Bentuk pelayanan hendaknya juga bervariasi, sehingga banyak pilihan
bagi pelanggan. Inovasi haruslah digalakkan sehingga banyak temuan untuk
menunjang variasi layanan tersebut.
Sedapat mungkin pelayanan bersifat pribadi lebih ditonjolkan,
sehingga tidak terkesan kaku, fleksibel dan terkesan ada penanganan khusus
bagi pelanggan. Kenyamanan pelayanan harus pula diciptakan, misalnya
berhubungan dengan lokasi/ruangan, fasilitas pelayanan yang memadai
seperti petunjuk-petunjuk yang mudah dikenali oleh pelanggan, dan
ketersediaian informasi yang dibutuhkan oleh pelanggan.
Peranan atribut pendudukung seperti lingkungan yang nyaman,
kebersihan yang standar, ruangan ber AC, ruang tunggu dan lain-lain yang
bersifat penunjang sangat diperlukan bagi suksesnya pelayanan mutu. Oleh
karena itu perlu diperhatikan.
Konsep mutu sebenarnya selain bersifat absolut juga bersifat relatif
dari pelanggannya. Mutu yang bersifat absolut menunjuk pada suatu produk/
jasa yang standar tertentu, dipatok dengan ukuran tertentu oleh suatu
lembaga yang memiliki otonomi untuk itu. Mutu suatu produk/ jasa yang
bersifat relatif berarti tergantung pada konsumennya/pelanggannya
bagaimana mereka menetapkan standar kebutuhan dan harapannya.
Mengapa produk/ jasa harus bermutu? Dalam persaingan bebas kita
seharusnya berorientasi pada kebutuhan dan harapan konsumen atau
pelanggan (customers). Jika produk/layanan hasil kinerja kita tidak bermutu,
maka customers akan meninggalkan kita, karena ada alternatif lain yang bisa
dipilih oleh mereka. Jika penghasil produk/jasa ingin tetap berlangsung
usahanya (dipakai oleh customers), maka ia harus menjaga mutu bahkan
meningkatkan mutu produk/jasa layanannya seiring dengan tuntutan
kebutuhan dan harapan customers.
Adapun sifat-sifat pokok mutu jasa, menurut Slamet (1999) adalah
mengadung unsur-unsur: (1) keterpercayaan (reliability), (2) keterjaminan
(assurance), (3) penampilan (tangibility), (4) perhatian ( emphaty), dan
(5) ketanggapan (responsiveness).
Keterpercayaan dapat dihasilkan dari sikap dan tindakan seperti: jujur,
tepat waktu pelayanan, terjaminnya rasa aman dengan produk/jasa yang
dipergunakan/diperoleh, dan ketersediaan produk/jasa saat dibutuhkan
pelanggan.
Keterjaminan suatu mutu jasa dapat ditimbulkan oleh kondisi misalnya
penghasil produk/jasa memang kompeten dalam bidangnya, obyektif dalam
pelayanannya, tampil dengan percaya diri dan meyakinkan pelanggannya.
Penampilan adalah sosok dari produk/jasa dan hasil karyanya.
Misalnya bersih, sehat, teratur dan rapi, enak dipandang, serasi, berpakaian
rapi dan harmonis, dan buatannya baik.
Empati adalah berusaha merasakan apa yang dialami oleh pelanggan
(“seandainya saya dia”). Cara berempati dapat dinyatakan dengan penuh
perhatian terhadap pelanggan, melayani dengan ramh dan memuaskan,
memahami keinginan pelanggan, berkomunikasi dengan baik dan benar,
dan bersikap penuh simpati.
Adapun ketanggapan adalah ungkapan cepat tanggap dan perhatian
terhadap keluhan pelanggan. Ungkapan tersebut dapat dinyatakan dengan
cepat memberi respon pada permintaan pelanggan dan cepat
memperhatikan dan mengatasi keluhan pelanggan.
TUJUAN DAN UNSUR UTAMA TQM
Tujuan utama TQM adalah meningkatkan mutu pekerjaan,
memperbaiki produktivitas dan efisiensi. TQM sebagai suatu prosedur untuk
mencapai kesuksesan, dinilai berhasil manakala mutu dari suatu pekerjaan
meningkat lebih baik kualitasnya dari sebelumnya, produktivitasnya tinggi
yang ditunjukkan dengan hasil kerja berupa produk/jasa lebih bayak
jumlahnya dari sebelumnya, dan lebih efisien yang bisa diartikan lebih murah
biaya produksinya atau input lebih kecil daripada outputnya.
Ada lima unsur utama dalam penerapan TQM, yaitu: (1) berfokus pada
pelanggan, (2) perbaikan pada proses secara sistematik, (3) pemikiran
jangka panjang, (4) pengembangan sumberdaya manusia, dan (5) komitmen
pada mutu (Slamet,1999).
Manajemen mutu terpadu (TQM) berfokus pada pelanggan. Pelanggan
adalah sosok yang dilayani. Perhatian dipusatkan pada kebutuhan dan
harapan para pelanggan. Untuk ini setiap yang akan melaksanakan TQM
harus mengetahui ciri-ciri pelanggan-pelanggannya, dan karena itu maka
harus mengidentifikasi dan menganalisis kebutuhan dan harapan pelanggan
tersebut agar bisa memuaskannya. Produk/jasa yang dibuat atau diberikan
haruslah bertumpu pada pelanggan.
Perbaikan pada proses secara sistematik, menunjuk pada kondisi
dimana setiap kegiatan hendaknya direncanakan dengan baik, dilaksanakan
secara cermat, dan hasilnya dievaluasi dibandingkan dengan standar mutu
yang ditentukan sebelumnya. Selain itu, bahwa setiap prosedur kerja yang
sedang dilaksanakan juga perlu ditinjau apakah telah mendatangkan hasil
yang diharapkan. Bila tidak, maka prosedur itu perlu diubah dan diganti
dengan yang lebih baik dan sesuai. Jadi disini, harus ada keterbukaan dan
kesediaan berubah dan menggantikan hal yang lama dengan hal ayng baru
jika memang diperlukan. Ini berlaku bagi multilevel, baik dari tingkat pimpinan
sampai dengan staf terbawah.
Pemikiran jangka panjang menunjuk pada visi dan misi lembaga. Visi
dan misi lembaga harus dirumuskan dan dicapai bersama oleh segenap
unsur dalam lembaga, kemana arah lembaga akan tertuju untuk jangka
panjang. Suatu kegiatan staf atau siapapun dalam lembaga tersebut harus
dapat ditelusuri mampu menyumbang apa dan seberapa kepada pencapaian
visi dan misi lembaga. Disilah maka, untuk menerapkan TQM dipersyaratkan
adanya pimpinan yang memiliki visi jangka panjang, berkemampuan kerja
keras, tekun dan tabah mengemban misi, disiplin, dan memiliki sikap
kepelayanan yang baik misalnya: kepedulian terhadap staf, sopan dan
berbudi, sabar, bijaksana, bersahabat dan bersedia membantu sesama
dalam lembaga tersebut.
Pengembangan sumberdaya manusia (SDM) menjadi kata kunci
dalam penerapan TQM. Semua anggota atau bagian dari lembaga tersebut
harus berusaha menguasai kompetensi sesuai dengan tugas dan tanggung
jawabnya masing-masing. Dalam lembaga harus terjadi suasana saling
belajar, segala sumber belajar dimanfaatkan untuk meningkatkan kompetensi
masing-masing staf. Bagaikan suatu bangunan, lemahnya SDM dalam
bagian tertentu dalam lembaga akan mengganggupencapaian visi dan misi,
sehingga harus diperbaiki/ ditingkatkan.
Unsur lainnya adalah komitmen pada mutu. Semua kegiatan lembaga
harus diorientasikan pada pencapaian mutu. Harus ada kesadaran dan
keyakinan bagi seluruh anggota atau bagian dalam lembaga akan perlunya
mutu kinerja masing-masing, dan karenanya harus ada tekat dan rasa
keterikatan yang kuat untuk menjada dan meningkatkan mutu kerja masingmasing
yang menyokong mutu lembaga. Dengan adanya komitmen pada
mutu, akan mampu menggerakkan usaha-usaha yang terus menerus untuk
meningkatkan mutu, sehingga tidak akan menyerah pada kendala-kendala
dan kesulitan-kesulitan yang menghadang diperjalanan menerapkan TQM
dalam rangka peningkatan mutu secara berkelanjutan.


BAGAIMANA MENGHASILKAN MUTU?

Untuk bisa menghasilkan mutu, menurut Slamet (1999) terdapat
empat usaha mendasar yang harus dilakukan dalam suatu lembaga
penghasil produk/jasa, yaitu:
(1) Menciptakan situasi “menang-menang” (win-win solution) dan bukan
situasi “kalah-menang” diantara fihak yang berkepentingan dengan
lembaga penghasil produk/jasa (stakeholders) . Dalam hal ini terutama
antara pimpinan/pemilik lembaga dengan staf lembaga harus terjadi
kondisi yang saling menguntungkan satu sama lain dalam meraih mutu
produk/jasa yang dihasilkan oleh lembaga tersebut.
(2) Perlunya ditumbuh-kembangkan adanya motivasi instrinsik pada setiap
orang yang terlibat dalam proses meraih mutu produk/jasa. Setiap orang
harus tumbuh motivasi bahwa hasil kegiatannya mencapai mutu
tertentu yang meningkat terus menerus, terutama sesuai dengan
kebutuhan dan harapan pengguna/langganan.
(3) Setiap pimpinan harus berorientasi pada proses dan hasil jangka
panjang. Penerapan TQM bukanlah suatu proses perubahan jangka
pendek, tetapi usaha jangka panjang yang konsisten dan terus
menerus.
(4) Dalam menggerakkan segala kemampuan lembaga untuk mencapai
mutu yang ditetapkan, harus dikembangkan adanya kerjasama antar
unsur-unsur pelaku proses mencapai hasil produksi/jasa. Janganlah
diantara mereka terjadi persaingan yang mengganggu proses mencapai
hasil mutu tersebut. Mereka adalah satu kesatuan yang harus
bekerjasama dan tidak dapat dipisahkan satu sama lain untuk
menghasilkan produk/jasa yang bermutu sesuai yang diharapkan.
Cara lain untuk mencapai suatu mutu dari produk/jasa, menurut
Edward Deming (Salis, 1993) terdapat 14 prinsip yang harus dilakukan, yaitu:
(1) tumbuhkan terus menerus tekad yang kuat dan perlunya rencana
jangka panjang berdasarkan visi ke depan dan inovasi baru untuk
meraih mutu.
(2) Adopsi filosofi yang baru. Termasuk didalamnya adalah cara-cara atau
metode baru dalam bekerja.
(3) Hentikan ketergantungan pada pengawasan jika ingin meraih mutu.
Setiap orang yang terlibat karena sudah bertekat mencipkan mutu hasil
produk/jasanya, ada atau tidak ada pengawasan haruslah selalu
menjaga mutu kinerja masing-masing .
(4) Hentikan hubungan kerja yang hanya atas dasar harga. Harga harus
selalu terkait dengan nilai kualitas produk atau jasa.
(5) Selamanya harus dilakukan perbaikan-perbaikan terhadap kualitas dan
produktivitas dalam setiap kegiatan.
(6) Lembagakan pelatihan sambil bekerja (on the job training), karena
pelatihan adalah alat yang dahsyat untuk pengembangan kualitas kerja
untuk semua tingkatan dalam unsur lembaga.
(7) Lembagakan kepemimpinan yang yang membantu setiap orang untuk
dapat melakukan pekerjaannya dengan baik misalnya: membina,
memfasilitasi, membantu mengatasi kendala dll.)
(8) Hilangkan sumber-sumber penghalang komunikasi antar bagian dan
antar individu dalam lembaga.
(9) Hilangkan sumber-sumber yang menyebabkan orang merasa takut
dalam organisasi agar mereka dapat bekerja secara efektif dan efisien.
(10) Hilangkan slogan-slogan dan keharusan-keharusan kepada staf. Hal
seperti itu biasanya hanya akan menimbulkan hubungan yang tidak baik
antara atasan dan bawahan; atau lebih jauh akan menjadi penyebab
rendahnya mutu dan produktivitas pada sisten organisasi; bawahan
hanya bekerja sekedar memenuhi keharusan saja.
(11) Hilangkan kuota atau target-target kuantitatif belaka. Bekerja dengan
menekankan pada target kuantitatif sering melupakan kualitas.
(12) Singkirkan penghalang yang merebut/merampas hak para pimpinan dan
pelaksana untuk bangga dengan hasil kerjanya masing-masing.
(13) Lembagakan program pendidikan dan pelatihan untuk pengem-bangan
diri bagi semua orang dalam lembaga. Setiap orang harus sadar bahwa
sebagai profesional harus selalu meningkatkan kemampuan dirinya, dan
(14) Libatkan semua orang dalam lembaga ikut dalam proses transformasi
menuju peningkatan mutu. Ciptakan struktur yang memungkinkan
semua orang bisa ikut serta dalam usaha memperbaiki mutu
produk/jasa yang diusahakan.
Pendapat lain tentang bagiamana mencapai mutu yaitu dari Philip
Crosby ( Salis, 1993), bahwa terdapat 14 langkah, meliputi:
(1) Komitmen pada pimpinan. Inisiatif pencapaian mutu pada umumnya
oleh pimpinan dan dikomunikasikan sebagai kebijakan secara jelas dan
dimengerti oleh seluruh unsur pelaksana lembaga.
(2) Bentuk tim perbaikan mutu yang bertugas merumuskan dan
mengendalikan program peningkatan mutu.
(3) Buatlah pengukuran mutu, dengan cara tentukan baseline data saat
program peningkatan mutu dimulai, dan tentukan standar mutu yang
diinginkan sebagai patokan. Dalam penentuan standar mutu libatkanlah
pelanggan agar dapat diketahui harapan dan kebutuhan mereka.
(4) Menghitung biaya mutu. Setiap mutu dari suatu produk/jasa dihitung
termasuk didalamnya antara lain: kalau terjadi pengulangan pekerjaan
jika terjadi kesalahan, inspeksi/supervisi, dan test/ percobaan.
(5) Membangkitkan kesadaran akan mutu bagi setiap orang yang terlibat
dalam proses produksi/jasa dalam lembaga.
(6) Melakukan tindakan perbaikan. Untuk ini perlu metodologi yang
sistematis agar tindakan yang dilakukan cocok dengan penyelesaian
masalah yang dihadapi, dan karenanya perlu dibuat suatu seri tugastugas
tim dalam agenda yang cermat. Selama pelaksanaan sebaiknya
dilakukan pertemuan regular agar didapat feed back dari mereka.
(7) Lakukan perencanaan kerja tanpa cacat (zero deffect planning) dari
pimpinan sampai pada seluruh staf pelaksana.
(8) Adakan pelatihan pada tingkat pimpinan (supervisor training) untuk
mengetahui peranan mereka masing-masing dalam proses pencapaian
mutu, teristimewa bagi pimpinan tingkat menengah. Lebih lanjut juga
bagi pimpinan tingkat bawah dan pelaksananya.
(9) Adakan hari tanpa cacat, untuk menciptakan komitmen dan kesadaran
tentang pentingnya pengembangan staf.
(10) Goal Setting. Setiap tim/bagian merumuskan tujuan yang akan dicapai
dengan tepat dan harus dapat diukur keberhasilannya.
(11) Berusaha menghilangkan penyebab kesalahan . Ini berarti sekaligus
melakukan usaha perbaikan. Salah satu dari usaha ini adalah adanya
kesempatan staf mengkomunikasikan kepada atasannya mana
diantara pekerjaannya yang sulit dilakukan.
(12) Harus ada pengakuan atas prestasi (recognition) bukan berupa uang,
tapi misalnya penghargaan atau sertifikat dan lainnya sejenis.
(13) Bentuk suatu Komisi Mutu, yang secara profesional akan
merencanakan usaha-usaha perbaikan mutu dan menonetor secara
berkelanjutan, dan
(14) Lakukan berulangkali, karena program mencapai mutu tak pernah akan
berakir.
PENERAPAN PRINSIP-PRINSIP TQM DALAM PENDIDIKAN
Dalam kerangka manajemen pengembangan mutu terpadu, usaha
pendidikan tidak lain adalah merupakan usaha “jasa” yang memberikan
pelayanan kepada pelanggannya, yaitu mereka yang belajar dalam lembaga
pendidikan tersebut. Mereka yang belajar tersebut bisa merupakan
mahasiswa/pelajar/murid/peserta belajar yang biasa disebut klien/pelanggan
primer (primary external customers). Mereka inilah yang langsung menerima
manfaat layanan pendidikan dari lembaga tersebut. Para klien terkait dengan
orang yang mengirimnya ke lembaga pendidikan, yaitu orang tua atau
lembaga tempat klien tersebut bekerja, dan mereka ini kita sebut sebagai
pelanggan sekunder (secondary external customers). Pelanggan lainnya
yang bersifat tersier adalah lapangan kerja bisa pemerintah maupun
masyarakat pengguna output pendidikan (tertiary external customers). Selain
itu, dalam hubungan kelembagaan masih terdapat pelanggan lainnya yaitu
yang berasal dari interen lembaga; mereka itu adalah para guru/dosen/tutor
dan tenaga administrasi lembaga pendidikan, serta pimpinan lembaga
pendidikan (internal customers). Walaupun para para guru/dosen/tutor dan
tenaga administrasi, serta pimpinan lembaga pendidikan tersebut terlibat
dalam proses pelayanan jasa, tetapi mereka termasuk juga pelanggan jika
dilihat dari hubungan manajemen. Mereka berkepentingan dengan lembaga
tersebut untuk maju, karena semakin maju dan berkualitas mereka
diuntungkan, baik secara kebanggaan maupun finansial.
Seperti disebut diatas bahwa program peningkatan mutu harus
berorientasi kepada kebutuhan/harapan pelanggan, maka layanan
pendidikan suatu lembaga haruslah memperhatikan masing-masing
pelanggan diatas. Kepuasan dan kebanggan dari mereka sebagai penerima
manfaat layanan pendidikan harus menjadi acuan bagi program peningkatan
mutu layanan pendidikan.
Sebagai contoh dari penerapan 14 prinsip-prinsip pencapaian mutu
Edward Deming, kita bisa mengaplikasikan pada perguruan tinggi. Uraian
tentang penerapan prinsip-prinsip tersebut di lembaga pendidikan/perguruan
tinggi (Slamet, 1999), dapat meliputi hal-hal berikut:
(1) Untuk menjadi perguruan tinggi (PT) yang bermutu perlu kesadaran, niat
dan usaha yang sungguh-sungguh dari segenap unsur di dalamnya.
Pengakuan orang lain (mahasiswa, sejawat dan masyarakat) bahwa PT
kita adalah bermutu harus diraih.
(2) PT yang bermutu adalah yang secara keseluruhan memberikan
kepuasan kepada masyarakat pelanggannya, artinya harapan dan
kebutuhan pelanggan terpenuhi dengan jasa yang diberikan oleh PT
tersebut. Kebutuhan pelanggan adalah berkembangnya SDM yang
bermutu dan tersedianya informasi, pengetahuan dan teknologi yang
bermanfaat, karya/produk PT tersebut. Bentuk kepuasan pelanggan
misalnya para lulusannya merasakan manfaat pendidikannya dalam
meniti karirnya di lapangan kerja. Selain itu didalam PT tersebut terjadi
proses belajar-mengajar yang teratur dan lancar, dosen-dosennya
produktif, berperan aktif dalam memajukan bangsa dan negara, dan
lulusannya berperestasi cemerlang di masyarakat.
(3) Perhatian PT selalu ditujukan pada kebutuhan dan harapan para
pelanggan: mahasiswa, masyarakat, industri, pemerintahan dan lainnya,
sehingga mereka puas karenanya.
(4) Dalam PT yang bermutu tumbuh dan berkembang kerjasama yang baik
antar sesama unsur didalamnya untuk mencapai mutu yang ditetapkan.
Sebagai contoh kelompok pengajar bekerjasama menyusun startegi
pembelajaran mahasiswa secara efektif dan efisien. Jika hanya satu
atau dua saja dosen yang mengajar secara baik tidaklah cukup, karena
tidak akan menjamin terjadinya mutu mahasiswa yang baik. Untuk itu,
maka harus semua dosen menjadi pengajar yang baik. Sebaliknya, jika
dosennya menjadi pengajar yang baik, maka mahasiswanya haruslah
ingin belajar secara efektif. Proses belajar mengajar tidak dapat
dikatakan efektif dan efisien jika hanya sepihak, dosennya saja atau
mahasiswanya saja yang baik. Interaksi yang baik antar sesama unsur
dalam PT harus terjalin secara intensif, agar pencapaian mutu dapat
berhasil sesuai harapan.
Dalam upaya menggiatkan kerjasama antar unsur dalam PT tersebt
perlu dibentuk “tim perbaikan mutu” yang diberi kewenangan untuk
mencari upaya agar mutu PT lebih baik. Untuk ini pelatihan kepada tim
terutama tentang cara-cara bekerjasama yang efektif dan efisisen dalam
tim sangat diperlukan.
(5) Diperlukan pimpinan yang mampu memotivasi, mengarahkan, dan
mempermudah serta mempercepat proses perbaikan mutu. Pimpinan
lembaga (Pimpinan Fakultas, Pimpinan Jurusan, Pimpinan Program
Studi dan pimpinan lainnya) bertugas sebagai motivator dan fasilitator
bagi orang-orang yang bekerja dibawah pengawasannya untuk
mencapai mutu. Setiap atasan adalah pemimpin, sehingga ia haruslah
memiliki kepemimpinan. Kepemimpinan haruslah yang membuat orang
kemudian merasa lebih berdaya, sehingga yang dipimpin mampu
melaksanakan tugas pekerjaannya lebih baik dan hasil yang lebih baik
pula.
(6) Semua karya PT ( pengajaran, penelitian, pengabdian, administrasi dll.)
selalu diorientasikan pada mutu, karena setiap unsur yang ada
didalamnya telah berkomitmen kuat pada mutu. Akibat dari orientasi ini,
maka semua karya yang tidak bermutu ditolak atau dihindari.
(7) Ada upaya perbaikan mutu PT secara berkelanjutan. Untuk ini standar
mutu yang ditetapkan sebelumnya selalu dievaluasi dan diperbaiki
sedikit demi sedikit sesuai dengan kemampuan yang dimiliki.
(8) Segala keputusan untuk perbaikan mutu pelayanan
pendidikan/pengajaran selalau didasarkan data dan fakta untuk
menghindari adanya kelemahan dan keraguan dalam pelaksananannya.
(9) Penyajian data dan fakta dapat ditunjang dengan berbagai alat dan
teknik untuk perbaikan mutu yang bisa dianalisis dan disimpulkan,
sehingga tidak menyesatkan.
(10) Hendaknya pekerjaan di PT jangan dilihat sebagai pekerjaan rutin yang
sama saja dari waktu ke waktu, karena bisa membosankan. Setiap
kegiatan di PT harus direncanakan dan dilaksanakan dengan cermat,
serta hasilnya dievaluasi dan dibandingkan dengan standar yang
ditetapkan. Hendaknya tercipta kondisi pada setiap yang bekerja
dilembaga tersebut untuk bersedia belajar sambil bekerja, dan sedapat
mungkin diprogramkan baik belajar tentang materi, metode , prosedur
dan lain-lain.
(11) Dari waktu ke waktu prosedur kerja yang digunakan di PT perlu ditinjau
apakah mendatangkan hasil yang diharapkan. Jika tidak maka prosedur
tersebut perlu diubah dengan yang lebih baik.
(12) Perlunya pengakuan dan penghargaan bagi yang telah berusaha
memperbaiki mutu kerja dan hasilnya. Dosen-dosen dan karyawan
administrasi mencoba cara-cara kerja baru dan jika mereka berhasil
diberikan pengakuan dan penghargaan.
(13) Perbaikan prosedur antar fungsi di PT sebagai bentuk kerjasama harus
dijalin hubungan saling membutuhkan satu sama lain. Tidak ada yang
lebih penting satu unsur dari unsur yang lain dalam mencapai mutu PT.
Misalnya, tenaga administrasi sama pentingnya dengan tenaga
pengajar, dan sebaliknya.
(14) Tradisikan pertemuan antar pengajar dan mahasiswa untuk mereview
proses belajar-mengajar dalam rangka memperbaiki
pendidikan/pengajaran yang bemutu. Pertemuan dengan orang tua
mahasiswa, pertemuan dengan tokoh masyarakat, dengan alumni,
pemerintah daerah, pengusaha dan donatur PT dapat dilakukan oleh
penyelenggara PT. Pendek kata, hendaknya semua unsur yang
berkepentingan dengan PT dapat berpartisipasi ikut mengembangkan
PT mencapai mutu yang baik.
Mendasarkan hal-hal diatas, tampak bahwa sebenarnya mutu
pendidikan adalah merupakan akumulasi dari semua mutu jasa pelayanan
yang ada di lembaga pendidikan yang diterima oleh para pelanggannya.
Layanan pendidikan adalah suatu proses yang panjang, dan kegiatannya
yang satu dipengaruhi oleh kegiatannya yang lain. Bila semua kegiatan
dilakukan dengan baik, maka hasil akhir layanan pendidikan tersebut akan
mencapai hasil yang baik, berupa “mutu terpadu.” Semoga bermanfaat (rk).

DAFTAR BACAAN

Salis, Edward. 1993. Total Quality Management in Education. Kogan Page. London
Slamet, Margono.1994.Manajemen Mutu Terpadu dan perguruan Tinggi Bermutu. Proyek HEDS Departemen Pendidikan dan Kebudayaan.
_______, 1995. Pengantar Manajemen Mutu Terpadu di Perguruan Tinggi. Makalah disajikan di Fakultas Pertanian IPB 17 Mei
________, 1999. Filosofi Mutu dan Penerapan Prinsip-Prinsip Manajemen Mutu Terpadu, IPB Bogor SNI/Standar Nasional Indonesia. 1991. Manajemen Mutu: SNI Seri 19-9000

Tinggalkan Balasan

Isikan data di bawah atau klik salah satu ikon untuk log in:

Logo WordPress.com

You are commenting using your WordPress.com account. Logout / Ubah )

Gambar Twitter

You are commenting using your Twitter account. Logout / Ubah )

Foto Facebook

You are commenting using your Facebook account. Logout / Ubah )

Foto Google+

You are commenting using your Google+ account. Logout / Ubah )

Connecting to %s

%d blogger menyukai ini: